Proveedores y Contratos–Procesos de adquisición
A partir del momento en que se recibe una solicitud de adquisición por parte de cualquier departamento, se inicia el procedimiento de adquisición, que comprende los siguientes pasos:
- Apertura de la oferta.
- Invitación a los proveedores para participar.
- Respuesta a las preguntas de los oferentes sobre el proceso.
- Evaluación de los requisitos habilitantes y calificables.
- Ponderación de acuerdo con la elegibilidad en función de las calificaciones obtenidas por los proveedores en los diferentes aspectos de la oferta.
- Supervisión de las fechas de apertura, cierre y gestión del proceso de adquisición.
- Envío de una carta de agradecimiento a los oferentes no seleccionados.
- Notificación al proveedor seleccionado para iniciar el proceso de compra.
La publicación de ofertas implica establecer las condiciones corporativas para la presentación de propuestas por parte de los proveedores. Se detallan los procesos con criterios específicos, tanto habilitantes como calificables, para la adjudicación. Se fijan fechas y horas límite para aclaraciones, presentación de ofertas y contraofertas.
Esto incluye:
- Definición de condiciones corporativas y requisitos específicos para asegurar el cumplimiento por parte de los proveedores.
- Aclaraciones en línea mediante la publicación de cambios en el alcance y preguntas y respuestas con divulgación anónima.
- Establecimiento y evaluación de criterios de selección asignados a las áreas responsables dentro de la organización.
- Notificación automática sobre adjudicaciones y agradecimiento por la participación.
Al concluir el periodo de presentación de ofertas, el sistema ordena a los proveedores según su calificación para facilitar la adjudicación. Esta adjudicación puede ser parcial entre los proveedores seleccionados, según la conveniencia de la organización. Este proceso genera actas de comités de compras donde se lleva a cabo la adjudicación y se notifica automáticamente a los proveedores, asegurando la transparencia en los procedimientos.
El sistema calcula el orden de elegibilidad basado en la calificación de los criterios de las ofertas, presentando las opciones más favorables para facilitar la asignación.
Las asignaciones a los proveedores pueden ser totales o parciales, lo que permite aplicar decisiones específicas según los precios de los ítems, la cobertura geográfica, entre otros aspectos.
Se establecen Comités de Compra según los tipos de adquisición, los montos relacionados y las autorizaciones de compra. A través de actas, se seleccionan las ofertas y se realizan las asignaciones, quedando registrado cualquier observación y aprobación necesaria. Las decisiones sobre las asignaciones a los proveedores se generan automáticamente.
Una vez realizada la adjudicación de las ofertas a los proveedores correspondientes, el sistema genera la orden de compra y/o el contrato para formalizar la transacción. Se lleva a cabo un seguimiento integrado del progreso, con la generación periódica de evaluaciones a los proveedores. Estas evaluaciones, realizadas en una o más adjudicaciones, se utilizan para calcular un puntaje que mide el desempeño del proveedor.
Esto implica:
- Generación de la orden de compra y/o contrato para la ejecución, con integración típicamente realizada con el ERP.
- Monitoreo del progreso y cumplimiento a través de la generación de actas y la asignación de tareas.
- Evaluación de los proveedores en cada adjudicación. La suma total de estas evaluaciones resulta en un puntaje ponderado calculado por el sistema para medir el desempeño global del proveedor.
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